Dépouillement et choix

publié le 7 juillet 2008 (modifié le 18 juillet 2008)

 
Le dépouillement des propositions et le choix de l’entreprise retenue

Dépouillement des propositions

Il s’agit, pour chaque consultation et pour le maître d’œuvre, d’examiner en détail chacune des propositions, puis de préparer un rapport proposant au maître d’ouvrage un choix.

Pour un ouvrage modeste, c’est un travail assez simple : après avoir vérifié la compétence des soumissionnaires, la conformité de leur proposition avec le cahier des charges et la régularité de leur situation administrative, c’est le plus souvent le moins disant qui sera proposé.

Pour un ouvrage important, outre les points précédents, tout le dossier doit être examiné en détail, la faisabilité et l’intérêt des variantes étudiés de près, ainsi que les aspects financiers s’il y a lieu.

Certaines propositions de variantes peuvent aussi nécessiter des études complémentaires de laboratoire ou en soufflerie.

Il pourra être nécessaire de constituer une commission technique d’examen des offres ; si l’aspect architectural est important, un jury d’architectes sera aussi consulté. Pour des ouvrages particuliers, peut aussi être prévue une commission de sécurité. Ce fut le cas par exemple pour le Tunnel sous la Manche, où ce fut même une commision internationale, et pour le Viaduc de Millau.

Il n’est pas rare que l’examen des offres conduise à des demandes de renseignements aux soumissionnaires, et bien souvent à une renégociation de leur proposition pour tenter d’améliorer tel ou tel point de celle-ci.

Cela comporte de multiples aller-retours et discussions entre maître d’ouvrage et maître d’œuvre, ainsi qu’entre maître d’œuvre et entreprise. Il peut en résulter des modifications significatives de l’offre intiale.

De ce fait, si, pour un ouvrage modeste, la durée de choix ne dépasse pas quelques semaines ou même quelques jours, ce choix peut demander de nombreux mois pour un ouvrage important.

Choix de l’entreprise

Lorsque tous les éléments ont été examinés puis validés par les diverses commissions, le choix peut enfin intervenir.

Pendant longtemps, le choix se portait quasi exclusivemnt sur le moins disant, ne serait-ce que pour éviter le risque de soupçons de favoritisme.
Cette méthode ayant parfois conduit à des choix regrettables, il est de plus en plus recommandé de choisir le "mieux disant", les critères à prendre en compte étant multiples : compétence de l’entreprise, prix, respect des prescriptions environnementales, emploi de personnels locaux, etc.

A partir des rapports d’examen établis par les maîtres d’œuvre, le maître d’ouvrage arrête son choix après avoir, le cas échéant, et avec l’aide du maître d’œuvre, négocié avec les entreprises susceptibles d’être retenues.

C’est évidement l’objet de débats d’autant plus longs et difficiles que l’ouvrage est important, et significatif par sa situation ou sa nature.

Après les discussions, une réunion formelle des maîtres d’ouvrage, maîtres d’œuvre, et s’il y a lieu autres membres des commissions, arrête le choix.

Cette étape se termine par la notification aux entreprises des choix arrêtés et par la signature des contrats.

Il peut arriver qu’un recours d’un perdant intervienne, mais il est rare que ce recours conduise à remettre en cause le choix effectué.