Présenter une offre

publié le 7 juillet 2008 (modifié le 8 juillet 2008)

 
La consultation du côté des Entreprises
Faut-il ou non présenter une offre ?

Du côté des entreprises , la réponse à une consultation suppose un gros travail, d’autant plus ingrat qu’il n’y aura qu’un seul gagnant pour parfois beaucoup d’appelés.

Cela comporte 4 étapes :

  • la décision de présenter une offre ;
  • l’étude approfondie du dossiers de consultation ;
  • l’examen des moyens et équipements à prévoir ;
  • l’élaboration des propositions et leur envoi.

La description simplifiée de la préparation d’une offre, dans les articles qui suivent, montre la complexité de cette préparation. Cela explique que, dès que l’entreprise a une certaine taille, une équipe y soit spécialisée dans le suivi des consultations lancées et la préparation des réponses à celles-ci.

Bon nombre d’entreprises ont aussi un manuel de procédures spécifique, plus ou moins complet et plus ou moins formalisé, qui donne la démarche à suivre pour l’étude du dossier et la préparation des propositions. En effet, le contexte est différent pour chaque entreprise suivant sa dimension et sa spécialité.

Décider de présenter une offre

A ce stade, plusieurs questions sont à examiner :

  • de quel genre d’ouvrage s’agit-il ? Chaque entreprise a son domaine d’activité.
  • sa nature et son importance justifient-ils que l’entreprise s’y intéresse ? Chaque entreprise ne peut intervenir que sur une certaine gamme d’ouvrages ; celui mis en consultation peut être trop petit ou trop gros, trop simple ou trop complexe, pour justifier les coûts et les risques de la préparation d’une proposition.
  • le carnet des commandes déjà engrangées le permet-il ? Suivant que le carnet de commandes est plus ou moins garni, l’intérêt de faire une offre n’est pas le même.
  • la situation du marché et de la concurrence donnent-elles une chance de réussite à la proposition ? Suivant la position de l’entreprise dans le contexte local, qu’elle est en position dominante ou challenger, faire une offre ne présentera pas le même intérêt.
  • l’existence éventuelle de monopoles locaux pour la fourniture de certains matériaux ou certaines prestations, proximité de grosses centrales d’enrobés par exemple, donnant à ces fournisseurs un poids important dans le choix de l’entreprise, par les conditions différentes qu’ils peuvent faire aux divers concurrents.
  • les relations avec le maître d’ouvrage et/ou le maître d’œuvre sont-elles favorables, neutres ou défavorables ? Au-delà du prix et de la qualité technique de l’offre, ces relations, sous tous leurs aspects, peuvent beaucoup influer sur les choix du client.
  • Le cahier des charges autorise-t-il des variantes permettant de mettre en valeur les spécificités de l’entreprise ? Pour un ouvrage important, une variante peut souvent permettre de se différencier, et d’offir un prix et/ou un délai inférieur.

En outre la stratégie et la santé financière de l’entreprise sont des éléments essentiels dans le choix.
Suivant que l’entreprise souhaite ou non une expansion, technique ou géographique, qu’elle a ou non des finances saines permettant des investissements, ses choix seront différents.

Tous ces éléments entrent en ligne de compte dans la décision de répondre à cette consultation. Cette décision est prise à un niveau assez élevé de la hiérarchie, fonction de l’importance de l’ouvrage, de celle de l’entreprise et de son organisation.

Dans le cas d’une décision de présenter une offre, le maintien de cette décision positive doit être validé tout au long de l’étude de la proposition. En effet de multiples éléments peuvent, à chaque stade, conduire à la remettre en cause.

Les étapes suivantes ne s’appliquent évidement que si la décision de soumissionner est positive.