Secrétaire

publié le 8 novembre 2007 (modifié le 7 décembre 2007)

 

De l’opératrice de traitement de texte à l’assistante de direction ou à la secrétaire juridique, les compétences mises en oeuvre varient.

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Une secrétaire en PME
(photo ASCO-TP).

Les Secrétaires sont, aujourd’hui, majoritairement des femmes, mais on commence à rencontrer des hommes qui choisissent ce métier. Son contenu a beaucoup évolué depuis 2 décennies : de l’opératrice de traitement de texte à l’assistante de direction ou à la secrétaire juridique, les compétences mises en oeuvre varient. Il existe cependant un fond d’activités communes aux secrétaires : saisie sur ordinateur, classement des dossiers, accueil des personnes, contacts téléphoniques.

La secrétaire doit savoir maîtriser un logiciel de traitement de texte et un tableur, connaître la présentation assistée par ordinateur, posséder une bonne orthographe, savoir rédiger et utiliser la télécopie, les messageries électroniques ainsi que l’Internet. Elle exerce des activités très diverses (accueil, frappe du courrier, organisation de réunions, tenue d’agenda...) et son niveau de responsabilité dépend directement de la taille de l’entreprise dans laquelle elle travaille, de son niveau de qualification, de sa motivation et des responsabilités exercées par son "patron".

L’assistante de direction est le bras droit de son patron. Elle le décharge des tâches administratives, organise ses journées, ses voyages, assure son secrétariat personnel, élabore son courrier à partir de ses consignes.
Elle est également chargée d’organiser les réunions de travail : elle prépare les dossiers, prévient les personnes concernées et assiste à ces réunions de travail pour en rédiger les comptes-rendus. Elle peut aussi utiliser une ou plusieurs langues étrangères

La secrétaire juridique travaille dans les services juridiques des entreprises où elle assure les tâches classiques de secrétariat : saisie de documents, classement, accueil, téléphone... mais elle doit impérativement être à l’aise avec le vocabulaire du droit.